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«El día no tiene suficientes horas». Lo más probable es que te hayas quejado de esto en algún momento de tu jornada laboral.

El tiempo es un recurso de enorme valor, tanto a nivel personal como profesional. ¿Pero sabemos como gestsionarlo?

Se podrá debatir si el esquema tradicional de los tres ochos (ocho horas de trabajo, ocho de descanso y ocho de ocio y vida personal) que inspira nuestra jornada laboral legal sigue siendo válido o si habría que evolucionar hacia el modelo de las cuatro «D»: Descanso, Dedicación, Disponibilidad y Desenganche propuesto por ARHOE.

Por el momento, los tres ochos son los que estructuran nuestro pacto social para una gestión del tiempo adecuada a las necesidades humanas y que en España se rige por estos criterios:

  • No superar las 40 horas semanales de trabajo ni un máximo diario de 9 horas.
  • Que medie entre un día laborable y otro un mínimo de 12 horas de descanso.
  • Que el descanso semanal dure un día y medio de manera ininterrumpida.
  • Horarios nocturnos entre las 22h y las 6h y sin posibles horas extras.

Muchas personas nunca consiguen terminar sus tareas por más que se apresuren, mientras que otras tienen tiempo de hacer todo lo que desean sin agobiarse.

¿Acaso las primeras tienen más trabajo que las segundas, o existe otra razón?

La diferencia entre acabar las tareas diarias y no acabarlas está en gestionar mejor el tiempo, de forma efectiva, minimizando las distracciones y delegando siempre que sea posible.

Solo hay que empezar el día motivados e invertir unos minutos al principio de cada jornada para organizar y priorizar las tareas a realizar.

1. Distinguir entre tareas importantes y tareas urgentes

Para gestionar mejor el tiempo es crucial saber diferenciar entre las cosas que son importantes y las que son urgentes:

Tareas urgentes: Requieren una atención inmediata, aunque puede ser que atenderlas no sea tan importante. Por ejemplo, es urgente contestar las llamadas telefónicas, aunque podría suceder que solo se tratara de una voz automática intentando vender algo y la llamada no fuera importante.

Tareas importantes: Acudir al dentista para hacer una revisión es importante, pero no urgente. No obstante, si la visita se aplaza durante mucho tiempo sí será urgente, ya que se habrá producido algún problema bucal.

Revisar los mensajes divertidos de WhatsApp o de Facebook no es importante ni urgente, y, precisamente, es lo que muchos hacen en primer lugar. Para gestionar mejor el tiempo y aumentar la productividad es preciso minimizar las distracciones.

2. Elaborar una lista por orden de importancia

Una vez que se haya aprendido a priorizar entre las tareas, a primera hora de la jornada se debe confeccionar una lista para organizar lo que se hará primero y lo que es secundario.

En el caso de que se acumulen muchas tareas importantes, hay que considerar la posibilidad de delegar algunas.

El gurú de la productividad, Tim Ferriss, en su magnífico libro La semana laboral de 4 horas, da consejos muy valiosos para delegar todas las tareas que no son importantes a asistentes personales contratados por horas a través de internet a precios muy competitivos.

3. Identificar el punto clave

El libro El arte del mínimo esfuerzo de Barbara Berckhan no es, como muchos piensan, un manual para vagos. Es uno de los mejores libros sobre gestión de tiempo que existen, y centra parte de su contenido en la identificación del punto clave de cada tarea.

El punto clave es la acción más productiva que puede realizarse para concluir satisfactoriamente una tarea. Tendemos a hacer las cosas antes de pensar cuál es la forma más efectiva de hacerlas, es decir, antes de diseñar una fórmula con la que se obtengan los mejores resultados con el mínimo número de pasos.

¿Para qué hacer una receta con 20 ingredientes, si son 5 los que le dan su sabor característico? Hay muchas recetas que optimizar en el día a día de cada persona.

4. Mantén el orden

El desorden fomenta la distracción. Un espacio de trabajo ordenado repercute en la productividad, por lo que es necesario eliminar del escritorio todo lo que no sea necesario. La documentación que ya esté resuelta se debe archivar.

 

orden mental                     multitarea sandav

5. Aprovechar los buenos momentos

Cada persona suele tener un momento del día en el que trabaja con más energía, por eso es recomendable programar las tareas más complicadas para esos momentos.

Trabajar en casa es más productivo que hacerlo en una oficina, así que estos momentos de máxima energía siempre serán más productivos si estamos en casa.

Por otra parte, se pueden aprovechar los diez minutos que hay entre una llamada y otra para efectuar alguna tarea pequeña, como enviar correos electrónicos.

6. Mantener la calma

Las tareas son importantes, pero también lo es la salud. Querer finalizar todo el trabajo antes de la fecha límite autoimpuesta puede resultar estresante.

Para gestionar mejor el tiempo hay que mantener la calma y no olvidar que también hay que tener buenos hábitos de sueño, comer de forma adecuada, tomar descansos de 10 minutos cada hora u hora y media, y hacer al menos ejercicio aeróbico suave.

Convertir en rutina estos 6 consejos y reforzarlos con técnicas de productividad como el método de escalas, ahorra muchas horas al día y muchos quebraderos de cabeza.

7. Eliminar distracciones

En la actualidad, existen muchos ladrones de tiempo diferentes, como los llamados telefónicos, el WhatsApp, las redes sociales o, incluso, el e-mail. Si tú o tus empleados trabajan expuestos a estas distracciones, seguramente el rendimiento será menor.

El establecimiento de plazos de entrega reales y la determinación de responsables de cada tarea es una forma bastante efectiva de minimizar las distracciones. Una persona que se sabe a cargo de uno u otro proceso estará más concentrado en terminarlo en la fecha estipulada que aquel que se sabe parte de un equipo a cargo de dicha tarea.

8. Evita el modo multi-tarea

En la actualidad, se suele alabar el multi-tasking. Sin embargo, realizar varias tareas a la vez puede atentar contra la concentración y, por tanto, contra la productividad. La mejor manera de optimizar la gestión del tiempo es dedicarse a un determinado trabajo hasta concluirlo.

En este punto, es posible utilizar aplicaciones de gestión de tiempo como Bitrix24 donde con un simple clic se comience a medir el tiempo invertido en cada tarea por cada trabajador. Además, esta app permite obtener informes de rendimiento que son muy útiles para ajustar la gestión de recursos.

Aprende a gestionar tu tiempo, los resultados los verás de forma rápida en tu trabajo....

 

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